内科の予約システム導入事例｜診察待ち時間最大90分が平均15分に短縮
平均77歳の患者層でも、半年で利用率60%超えに！
「もっと早くに導入するべきだった」と語る、診察待ち時間平準化ストーリー
「もっと早くに導入するべきだった」と語る、診察待ち時間平準化ストーリー
おかだクリニック 様
兵庫県 / 内科・循環器内科（開業23年）
診療予約システム導入前の課題
Q 予約システム導入前、最も大きな課題は何でしたか？
来院患者様が極端に集中する日があるため、業務負荷・来院者数・待ち時間の平準化が急務でした。
また、産休に入るスタッフがいるため、限られた人員で効率よく回す体制を整える必要がありました。
極端に混雑した時の医師・スタッフの疲労感と、待ち時間増大による患者様の不満が大きく、一方で、来院予測が外れて過剰な人員配置になってしまう日もあり、現場の疲弊と経営的非効率の両面でストレスを感じていました。
また、産休に入るスタッフがいるため、限られた人員で効率よく回す体制を整える必要がありました。
極端に混雑した時の医師・スタッフの疲労感と、待ち時間増大による患者様の不満が大きく、一方で、来院予測が外れて過剰な人員配置になってしまう日もあり、現場の疲弊と経営的非効率の両面でストレスを感じていました。
Q 予約システムを導入するに至った「最後の決め手」を教えてください。
以下の理由による総合的な判断です。
- 信頼性：Pマーク取得企業かつ、歴史ある老舗企業の安心感。
- 操作性：患者側・管理者側ともにシンプルで見やすい。
- 柔軟性：クラウド型で、LINEがなくてもWEB予約が可能。
- 担当者：営業担当の方の提案力、正直な人柄、フットワークの軽さ。
Q デジタル化への不安はどのように解消されましたか？
スタッフの平均は50歳代、患者様の平均は77〜78歳。「スタッフと患者様の双方が使いこなせるか」が最大の不安でした。
そのため導入前に無記名アンケートを行い、予約制への賛否やLINE利用率を調査しました。
結果として、導入後は想定以上に好評で、大きな成果に繋がっています。
そのため導入前に無記名アンケートを行い、予約制への賛否やLINE利用率を調査しました。
結果として、導入後は想定以上に好評で、大きな成果に繋がっています。
最大90分待ちが「平均15分」に
診療予約システム導入後の効果と満足点
Q 予約システムを導入後、クリニック内の変化はありましたか？
以前は月2〜3回あった長時間待ちが解消されました。予約ありの方は平均15分以内に、予約なしの方でも平均30分以内での診察が可能になりました。悪天候の日でも予約の方はほぼ来院されるため、経営の平準化にも成功しています。
Q 患者様やスタッフからの反響はいかがですか？
患者様：「操作が簡単で使いやすい」「診療待ち時間が減っていい」「LINEやメールで、混雑予測案内と休診案内が届いて便利」「予約が分散しているので、急遽予約なしで受診しても待ち時間が減った」と喜ばれています。
スタッフ：「事前に来院患者様がわかる」「生活習慣病などの重点的な指導が必要な患者様をあらかじめ把握できる」と、業務の質が向上しました。
スタッフ：「事前に来院患者様がわかる」「生活習慣病などの重点的な指導が必要な患者様をあらかじめ把握できる」と、業務の質が向上しました。
Q 特に気に入っている特徴はありますか？
レイアウトと操作性がシンプルな点と、LINE・WEB・IVR（音声自動応答）を併用できる点です。
電子カルテ側への来院受付連携も非常に役立っています。
電子カルテ側への来院受付連携も非常に役立っています。
Q 弊社のサポートはいかがでしたか？
説明会資料が非常にわかりやすく、導入前から複数回の商品説明会やマニュアル準備を丁寧に行ってくれました。
予約システム導入後も、こちらの質問に対して随時丁寧な回答をいただけるので安心しています。
予約システム導入後も、こちらの質問に対して随時丁寧な回答をいただけるので安心しています。
今後の展望とメッセージ
Q 今後の展望を教えてください。
ワクチンの種類が増えているため、医療安全と経営の両面から診療予約システムでの予約管理を強化したいと考えています。電子カルテとのさらなるID連携にも期待しています。
また、予約した「つもり」で来院される方が時々いるので、解消していきたいです。
また、予約した「つもり」で来院される方が時々いるので、解消していきたいです。
アイアコスから
より直感的に操作できる画面構成の工夫など、より多くの方に便利さを実感していただける環境づくりを目指して参ります。
より直感的に操作できる画面構成の工夫など、より多くの方に便利さを実感していただける環境づくりを目指して参ります。
Q 導入を検討されている先生方へ一言お願いします。
立地や患者層で必要とされる予約システムは大きく異なるとは思いますが、開業23年の循環器内科、かつ駅徒歩20分の立地であっても、予約システム導入のメリットは、患者様側にもクリニック側にも大きかったと考えています。
半年で予約システムの利用率は60％を超えてきており、「もっと早くに予約システムを導入すべきだった」というのが率直な感想です。
半年で予約システムの利用率は60％を超えてきており、「もっと早くに予約システムを導入すべきだった」というのが率直な感想です。
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